FAQ Generalforsamling

På denne side har vi samlet nogle af de spørgsmål, vi får fra vores medlemsklubber, i forbindelse med klubbens generalforsamling.

Indkaldelse til generalforsamling

Af de fleste klubbers vedtægter fremgår det, hvornår og hvordan der indkaldes til generalforsamling. Selvom det ikke er udtrykkeligt beskrevet, at indkaldelsen skal foregå skriftligt til alle medlemmer, må dette anses for at være nødvendigt. Det er derfor ikke tilstrækkeligt at hænge et opslag op i klubbens lokaler, ligesom det heller ikke må anses for tilstrækkeligt at lave et opslag på klubbens facebookside.

Dagsorden til generalforsamlingen skal vedlægges indkaldelsen, ligesom det er hensigtsmæssigt at vedlægge samtlige bilag. Er dette ikke muligt bør de fremsendes til medlemmerne inden generalforsamlingen, da det ikke er optimalt at skulle orientere sig i bilag under selve generalforsamlingen.

Er indkaldelsen ikke sket i overensstemmelse med klubbens vedtægter, eller er den ikke kommet frem til alle klubbens medlemmer på grund af klubbens mangelfulde indkaldelse, kan resultatet blive, at generalforsamlingen må aflyses og der skal indkaldes på ny.

Valg af revisor

I forbindelse med rideklubbernes afholdelse af generalforsamlinger får DRF’s administration mange spørgsmål omkring valg af revisor. Mange spørger, om det er tilladt at vælge en revisor, der er i familie med et bestyrelsesmedlem.

En revisor for en rideklub, må ikke selv sidde i bestyrelsen i den pågældende klub. I almindelige foreninger, er der ikke krav til, at den valgte revisor skal statsautoriseret eller registreret, og i mange klubber, er det et medlem, der påtager sig rollen. Der kan dog sagtens udpeges udefrakommende regnskabskyndige til at påtage sig opgaven. Der er fra DRF’s side ikke noget krav om, at en revisor ikke må være i familie med et bestyrelsesmedlem. Dog mener DRF ikke, at det er anbefalelsesværdigt, idet der nemt vil kunne udvikle sig en vis mistillid til revisionen af klubbens regnskab. Så mest for at beskytte revisoren mod denne mistillid, anbefales det, at man vælger en revisor, der ikke er familiært tilknyttet til et eller flere bestyrelsesmedlemmer. Såfremt dette ikke er muligt, kan en løsning være, at der udpeges et uvildigt medlem til at fungere som bisidder ved eventuelle møder omkring revisorens arbejde, der på denne måde vil blive blåstemplet.

Brug af fuldmagt til at afgive stemme

I nogle klubbers vedtægt fremgår det, om det er tilladt at afgive stemme ved fuldmagt eller ej. I langt de fleste vedtægter, står der dog intet herom, og hvad er så gældende? For at komme frem til et svar, skal man gøre sig nogle forskellige overvejelser. Det kan tillægges betydning, om fuldmagten overlades til en person, der har de samme kvalifikationer, som fuldmagtsgiveren, eks. et andet medlem af klubben. Specielt i de tilfælde hvor en afstemning drejer sig om et meget konkret afstemningstema, hvor fuldmagtsgiveren selv har kunnet vurdere sagens substans og derfor har kunnet indrette den fuldmægtiges mandat i overensstemmelse hermed. Her vil man kunne argumentere for, at det kunne være muligt at afgive stemme ved fuldmagt.

Dog bør man først og fremmest tage hensyn til den demokratiske beslutningsproces. Generalforsamlingen skal være et forum, hvor beslutninger formes og træffes på baggrund af fri debat. Denne proces sættes ud af funktion, såfremt der er for mange fuldmagtsstemmer. Det må slås fast, at det er et led i demokratiet, at man må møde frem og gøre brug af sin stemme, hvis man vil have indflydelse. Det må være dirigentens rolle og pligt at vurdere, om fuldmagter skal afvises i tilfælde, hvor muligheden for afstemning ved fuldmagt bliver misbrugt. Det kan være i situationer, hvor små fraktioner af en klub har spekuleret i nogle medlemmers ringe lyst til at møde frem, og derfor i det skjulte har indsamlet fuldmagter fra sympatisører, således at de kan ”erobre” forsamlingen.

På baggrund af ovenstående anbefaler DRF, at det skrives direkte i vedtægterne, at der ikke kan stemmes ved fuldmagt.

Stemmeberettigelse på generalforsamlingen

Nogle klubber har i deres vedtægter en regel om, at et medlem skal have været medlem i en nærmere angivet periode for at være stemmeberettiget på generalforsamlingen. Findes en sådan regel ikke i vedtægterne må det antages, at alle medlemmer er stemmeberettiget. Dog kan man kun forvente at være stemmeberettiget, såfremt man har indmeldt sig i klubben tids nok til at klubben har kunnet nå at behandle medlemsanmodningen og registrere indbetaling af kontingent.

Af langt de fleste vedtægter fremgår det, at forældre/værger til mindreårige kan stemme på de mindreåriges vegne til generalforsamlingen. Fremgår dette ikke tydeligt at vedtægterne, og er spørgsmålet ikke reguleret i vedtægterne, må det i overensstemmelse med de almindelige værgemålsregler formodes, at forældre/værger kan stemme på de mindreåriges vegne.

Et medlem der i øvrigt er stemmeberettiget til generalforsamlingen kan blive anset for ikke at være stemmeberettiget i enkelte afstemninger. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis medlemmets personlige interesser klart er i modstrid med klubbens. Eksempelvis hvis afstemningen angår indgåelse af kontrakter mellem klubben og medlemmet.

Beslutninger på generalforsamlingen eller bestyrelsesbeslutninger

 

Klubbens vedtægter er klubbens love. Derfor skal vedtægterne overholdes, og klubbens bestyrelse kan ikke egenhændigt træffe beslutninger, der ifølge vedtægterne burde have været behandlet på en generalforsamling. På samme måde må bestyrelsen ikke træffe beslutninger, der strider imod klubbens vedtægter.

 

Eksempler på beslutninger, der skal behandles på en generalforsamling er ændring af klubbens vedtægter samt eksklusion af medlemmer. Derimod må en bestyrelse gerne træffe beslutning om, at klubben skal flytte til andre lokaler på en anden adresse, så længe beslutningen harmonerer med oplysningen om klubbens hjemsted i vedtægterne. Dette kan jo være begrundet i helt almindelige lejeretlige forhold, og det er ikke usædvanligt, at der opstår tvister mellem klubben som lejer og udlejer af klubbens lokaler. Det vil dog altid være en god idé at holde klubbens medlemmer orienteret omkring beslutningen om flytning samt at orientere om processen.

 

DRF får ofte spørgsmål omkring bestyrelsernes mulighed for at supplere sig selv indtil næste ordinære generalforsamling i tilfælde, hvor medlemmer af bestyrelsen har valgt at udtræde. I disse tilfælde kommer det an på vedtægtens indhold. For at bestyrelsen kan vælge at supplere sig selv indtil næste ordinære generalforsamling, så kræver det, at dette fremgår af vedtægterne. Er det ikke omtalt i vedtægterne, hvordan en sådan situation skal håndteres, må bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling for at få valgt nye medlemmer til de ledige bestyrelsesposter. 

Afstemningsformer

 

Ved nogle afstemninger kan dirigenten umiddelbart konstatere, at der er enighed, idet ingen reagerer på dirigentens opfordring til at fremkomme med andre forslag. Herefter kan en formel afstemning undlades, og forslaget er vedtaget.

 

I andre tilfælde vil afstemning i forsamlinger kunne foretages ved håndsoprækning. Er tilkendegivelsen utvivlsom, kan resultatet konstateres herudfra. Men det forudsættes, at der stemmes med lige stemmevægt, og at kun stemmeberettigede har adgang til generalforsamlingen (eller at forsamlingen er af så beskeden størrelse, at de stemmenes identitet umiddelbart lader sig verificere).

 

Endelig kan der anvendes skriftlig afstemning. Dette kræver selvfølgelig en smule forberedelse, idet der skal forberedes stemmesedler og planlægges, hvorledes stemmesedlerne indsamles og optælles. Fordelen med skriftlig afstemning er, at man kan afgive sin stemme anonymt, hvilket kan være en fordel ved afstemninger om eksempelvis bestyrelsens sammensætning.

 

Langt de fleste afstemninger kræver alene simpelt flertal for at blive vedtaget. Dette betyder, at mere end halvdelen af de afgivne stemmer skal stemme for forslaget Nogle emner kræver ifølge klubbens vedtægter dog kvalificeret flertal. Dette betyder at der kræves et større flertal end halvdelen. Ofte 2/3 eller 3/4 af de afgivne stemmer. Ligeledes kan det fremgå af klubbens vedtægter, at der ved visse afstemninger skal være et vist antal af klubbens stemmeberettigede medlemmer til stede for at beslutningen kan vedtages.

 

Derfor anbefales det altid at læse vedtægterne, når der skal afholdes afstemninger til generalforsamlingen. De skærpede krav til antal af stemmer for vedtagelse samt antallet af stemmeberettigede medlemmer finder man ofte i vedtægternes regler omkring afstemning om ændringer af vedtægterne.

 

 
 
    

Dansk Ride Forbund
Brøndby Stadion 20
DK-2605 Brøndby
CVR: 10882915           

Man-tors: 8:00-16:00
Fre: 8:00-14:00
Tlf: 4326 2828
info@rideforbund.dk
Find medarbejder

DRF Go!
Equipe
Privatlivspolitik
RSS                    

 

Samarbejdspartnere: Team Danmark
Protetor

Sponsorer:                                                                                                                          -